平成29年5月30日に改正施行される
個人情報保護法によって、
従来の「5000人以上を6カ月以上の期間保有する」
という項目が撤廃されて、
営利非営利、事業の大小問わずに、
全ての事業者が個人情報保護法の対象となるので、
個人情報保護法で具体的に何をしなければならないのかを、
地方中小事業現場を対応してきた経験を基に、
個人情報保護委員会が発表しているパンフを見ながら、
５つの基本チェックリスト項目を少し解説していきます。
http://www.ppc.go.jp/files/pdf/personal_2810leaf_smallbusinesses.pdf
その１：個人情報を取得する時のルール
個人情報を取得する時は、
その個人情報を何に使うか目的を決めて本人に伝える必要があります。
事業者が個人情報を利用するには、
まず「個人情報の利用目的」を特定する必要があります。
個人情報の利用目的の例としては、
・購入頂いた弊社商品の発送の為に利用しますなど
「本人に伝える必要がある」
条文には、利用目的を本人に通知、または公表することとありますが、
注釈に「あらかじめ利用目的を公表している場合を除く」とあります。
ようするに取得するごとに、
1回ずつ個人情報の利用目的を本人に通知する手段を講じるか？
それは大変なので事前に利用目的を公表するか？
大体はこの２択です。
１回ずつ通知する場合は、
面談は、口頭またはチラシなどで
電話は、口頭または自動応答機などで、
あとは、電子メール、ファックス、郵便などで、
本人に通知する事をいいます。
例えば、購入申込用紙などに個人情報を記入してもらう際に、
利用目的などを書いた用紙を添付もしくは、その紙に印刷して、
確認しましたとのサインをもらうなどの事です。
身近なケースでは、
医療機関等で人間ドックなどの検査を受ける際に、
記入した問診票の裏面に記載があり、
個人情報の提供への合意をサインするように求められるケース。
医療機関は厚生労働省の個別のガイドラインに基づいています。
提供される情報が病歴など、情報の重要度が高いので、
このように対応していますが、
中小事業者向けの一般の商売では、
ここまでするように求められているわけでは無いようです。
購入したものを送る際に、
申込用紙などに明示して、その書類を確認してもらって、
いちいち合意のサインをもらうなども負担が大きいです。
なので、多くの事業者は、
「あらかじめ利用目的を公表している場合を除く」
この状態にします。
また事前に公表しておくことで、
日々の業務でいちいち対応しなくても済むようになります。
この事前に公表する状態とは、
店頭に掲示物、印刷物をつくって明示する方法などと、
ホームページに記載する方法などがあります。
いずれの場合も、
「個人情報保護法取扱の指針」や、
「プライバシーポリシー」と呼ばれているものを作成します。
店舗や自社内にポスターなどの掲示物を作って、
見やすい場所へ明示する方法。
チラシやパンフレットに記載する方法がありますが、
これは意外と対応が大変で、
印刷物のスペースもかなりいるので、
これをやっているところは少ないです。
一番多いのは、ホームページを使う方法で、
ホームページならば、
「トップページにリンクを作って、
そこから１回のクリックで明示される状態」と、
ガイドラインには記載されています。
この方法が現実的には一番対応しやすいかなと思っています。
今回この個人情報保護委員会のパンフには、
但し、個人情報を状況において利用目的が明らかであれば、
逐一相手に伝える必要は無い
例として、配送伝票にお客様が氏名・住所などを記入する場合は、
配送目的で使用するのが明らかなので、いちいち伝えなくて良い。
と書かれていますのでこれも覚えておくと良いでしょう。
やるべき対応としては、
事業者が個人情報を扱う場面は様々あり、
通知公表以外にも対応が必要なものもあるので、
結論としては、プライバシーポリシーを作って、
自社のホームページに明示しておく方法をオススメしています。
これでチェックOK
