５つの基本チェックリストもいよいよ最終です。
地方の中小事業者でこれまでは、
BtoBビジネスだけをやってきているとか、
規模が小さいところ、
個人情報数の少ないところでも、
今年5月30日からは、
「私の個人情報の開示請求してください」と、
いきなり来ても対応する義務があるんですよ。
http://www.ppc.go.jp/files/pdf/personal_2810leaf_smallbusinesses.pdf
その５：本人から個人情報の開示を求められた時のルール
本人からの「個人情報の開示請求」には応じる。
本人からの請求に応じて、
個人情報を開示、訂正、利用停止等をする。
但し、保有個人データのみ
保有個人テータとは、
その事業者に開示、訂正、削除等の権限のある個人データ。
業務委託などで他の事業者から作業を委託されたものは、
保有個人データではありません。
開示請求とは、
事業者が保有している個人情報について、
本人、または資格を有する代理人から
開示や訂正、削除、利用停止等を請求されたら
速やかに応じなければならない事で、
その個人情報の利用目的を問われた場合にも
返答する義務がある事です。
プライバシーポリシーに表示する項目として、
１-開示の受付先
２-開示の為に提出すべき書面と方法
３-開示が出来る人と代理人の証明方法
４-開示の手数料
以上の４項目を表示します。
１、開示の受付先
事業所の住所と事業所名、
あとは担当部署として個人情報問合せ窓口など
事業所内でも事前に、
問合せが来たらスムーズに対応が出来るように、
担当者を決めて準備します。
２、開示の為に提出すべき書面と方法
開示の為の方法を明記します。
直接、電話、FAX、インターネット、郵送など
様々な方法で開示請求できるのですが、
スムーズに対応する方法として、
私自身は郵送のみの方法をオススメしています。
開示請求の際に、
特に必要なのは開示される本人確認です。
開示請求の危険性で、
「本人になりすまして情報をとりにくる」場合があります。
これを防止するためにも、
運転免許証などの公的機関証明書の写しを要求し、
回答の返送の場合も所在確認可能な書留郵便で送るようにします。
３、開示が出来る人と代理人の証明方法
開示請求できる人は、
個人情報保護法の性質上も、
原則本人の情報は、本人のみとし、
代理人の場合は、
本人が直接委任した代理人のみとします。
その場合も、本人が作成し署名捺印した委任状に、
本人と代理人の身分を証明する
公的機関の写しを求めるようにします。
４、開示の手数料
事業者は、開示等の求めに応じる為の
手数料を徴収する事ができます。
条文には、
「実費を勘案した合理的であると認められる範囲内において」
などという書き方ですが、
国の官公庁では、１件３００円ほど、
民間では５００円～３０００円くらいの範囲が
妥当なのかといわれています。
実はこの４項目は非常に重要で、
「なお、開示等の求めを受け付ける方法を定めない場合には、
自由な申請を認めることとなる」と、
ガイドラインに明記されており、
「しつこくクレーマー化しても知らないよ」
という意味ですからちゃんと明記しましょう。
以上、個人情報保護委員会が作成したパンフ
個人情報保護法の５つの基本チェックリスト
５項目を、中小事業者の視点で書いてみました。
平成29年5月30日に改正される、
改正個人情報保護法では、
全ての事業者が対象になります。
一応、これまでの個人情報保護法の対象では無い、
中小事業者（ここでは従業員100人以下）には、
配慮するとありますが・・・
現場で色々見てきたものとしては、
ある程度は、ちゃんとやっておいた方がいいと思います。
それでやっと配慮する範囲内になるような気がしますｗ
